पत्र लेखन प्रारूप, प्रकार और परीक्षा के लिए सुझाव

पत्र लेखन प्रारूप, प्रकार और युक्तियां – पदों के माध्यम से पत्रों का आदान-प्रदान आधुनिक तकनीक के आगमन के साथ एक पीछे की सीट है, लेकिन पत्र के माध्यम से संवाद करने की शैली अभी भी ईमेल के रूप में बनी हुई है।इसके अलावा, पत्र लेखन विभिन्न प्रतियोगी परीक्षाओं का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। एसएससी परीक्षा, बैंक परीक्षा, आरआरबी परीक्षा, या अन्य सरकारी परीक्षा जैसे परीक्षाओं में उम्मीदवारों को उनके लेखन कौशल का आकलन करने के लिए वर्णनात्मक पत्रों में एक पत्र लिखने के लिए कहा जाता है।

उपरोक्त किसी भी परीक्षा के लिए उपस्थित होने वाले उम्मीदवार विस्तृत जानकारी के लिए नीचे दिए गए लिंक की जांच कर सकते हैं:

उम्मीदवारों को किसी विशेष परीक्षा के वर्णनात्मक पत्रों में पूर्ण अंक प्राप्त करने में मदद करने के लिए, यह लेख पत्र लेखन के प्रकार, पत्र लेखन के प्रारूप और परीक्षा में गुणवत्ता पत्र लिखने के लिए कुछ युक्तियों का पता लगाएगा।

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प्रतियोगी परीक्षाओं में पत्र लेखन

पत्र लेखन एक जटिल कार्य है क्योंकि यह सावधानीपूर्वक ध्यान देने की मांग करता है। फिर भी, उम्मीदवार अच्छे अंक ला सकते हैं यदि वे सावधान रहें कि क्या लिखा जा रहा है।

परीक्षक के दृष्टिकोण से, पत्र लेखन का लक्ष्य उम्मीदवारों के लेखन कौशल का विश्लेषण है, लेकिन उम्मीदवार के दृष्टिकोण से, पत्र लेखन का उद्देश्य होना चाहिए –

  1. पत्र में दो पक्षों के बीच संचार अंतर को भरना चाहिए
  2. इसे एक संदेश भेजना चाहिए और एक भावना व्यक्त करनी चाहिए
  3. यह जागरूकता पैदा करनी चाहिए और रिसीवर के दिमाग में विचार को उकसाना चाहिए

प्रत्येक अक्षर जो लिखा जाता है, उसके प्रकार के आधार पर, अलग-अलग उद्देश्य हो सकते हैं। तो, पहले हमें पत्र लेखन के प्रकारों को समझने दें।

पत्र लेखन के प्रकार

पत्र लेखन को दो प्रकारों में वर्गीकृत किया जा सकता है:

  1. अनौपचारिक पत्र
  2. औपचारिक पत्र

परीक्षा में अभ्यर्थियों को उपरोक्त प्रकार के किसी भी प्रकार पर 150- 200 शब्द का पत्र लिखने के लिए कहा जा सकता है। आइए हम दोनों प्रकार के अक्षरों को विस्तार से समझते हैं।

अनौपचारिक पत्र

अनौपचारिक पत्रों को व्यक्तिगत पत्रों के रूप में भी जाना जाता है। इस तरह के पत्र आमतौर पर रिश्तेदारों, परिवार, दोस्तों, या परिचितों को लिखे जाते हैं। ये पत्र लिखने का ठोस कारण हो भी सकता है और नहीं भी। अनौपचारिक पत्र लिखने का उद्देश्य एक व्यक्तिगत संस्मरण बनाना है। इसे किसी भी औपचारिकता का पालन करने या किसी सेट पैटर्न का पालन करने की आवश्यकता नहीं है।

औपचारिक पत्र

एक निश्चित औपचारिकता और निर्धारित पैटर्न का पालन करने वाले अक्षर औपचारिक पत्र हैं। इस तरह के पत्र सटीक हैं, सीधे संबंधित मुद्दे को संबोधित करते हैं और प्रकृति में सख्ती से पेशेवर रखे जाते हैं। औपचारिक पत्र छोटे और बिंदु तक होते हैं। औपचारिक पत्रों की श्रेणी में आने वाले विभिन्न प्रकार के पत्र हैं –

  • व्यावसायिक पत्र
  • आधिकारिक पत्र
  • सामाजिक पत्र
  • परिपत्र पत्र
  • रोजगार पत्र

किसी भी प्रतियोगी परीक्षा की तैयारी करने वाले उम्मीदवार परीक्षा में पूछे गए प्रश्नों के प्रकारों को समझने के लिए विभिन्न परीक्षाओं के पिछले वर्षों के प्रश्न पत्रों की जांच कर सकते हैं।

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पत्र लेखन प्रारूप

सामान्य तौर पर, सभी को पत्र लेखन के प्रारूप के बारे में पता होना चाहिए, ताकि अधिक से अधिक उम्मीदवार परीक्षाओं के लिए उपस्थित हों। एक पत्र विभिन्न तत्वों से बना होता है जो इसकी प्रकृति के आधार पर बदलते हैं। दोनों प्रकार के अक्षरों के लिए प्रारूप नीचे दिया गया है।

औपचारिक पत्र का पत्र लेखन प्रारूप

एक औपचारिक पत्र निर्धारित प्रारूप का पालन करना चाहिए। एक औपचारिक पत्र का पत्र लेखन प्रारूप निम्नानुसार है:

  1. भेजने वाले का पता
  2. तारीख
  3. प्राप्तकर्ता का पता
  4. विषय
  5. अभिवादन
  6. पत्र का मुख्य भाग
  7. तारीफ बंद
  8. हस्ताक्षर लाइन: प्रेषक का नाम, हस्ताक्षर और पदनाम
  • प्रेषक का पता: सबसे आवश्यक घटकों में से एक, जिसे वापसी पते के रूप में भी जाना जाता है। यह प्रेषक का डाक पता है। पत्र भेजने वाले व्यक्ति का पता और संपर्क विवरण यहाँ लिखा गया है।
  • दिनांक: प्रेषक के पते के तुरंत बाद वह तारीख जिस पर पत्र लिखा गया है। परीक्षा में पत्र लिखते समय, उम्मीदवार तिथियों को लिखने के लिए किसी भी प्रारूप का अनुसरण कर सकते हैं: डीडी / एमएम / वाईवाई या एमएम / डीडी / वाई वाई।
  • प्राप्तकर्ता का पता: संबंधित पता, यानी मेल प्राप्त करने वाले का पता यहां लिखा गया है। उम्मीदवारों को रिसीवर के पदनाम के साथ शुरू करना चाहिए, उसके बाद संगठन का नाम और फिर पूरा पता, पिनकोड और देश (यदि जानकारी ज्ञात है)।
  • विषय: यह पत्र लिखने के उद्देश्य पर प्रकाश डालता है। औपचारिक पत्र का विषय बहुत संक्षिप्त (6 से 8 शब्द) होना चाहिए और ‘विषय’ शब्द से पहले होना चाहिए। रिसीवर, विषय के माध्यम से, एक नज़र में पत्र के उद्देश्य को समझता है।
  • अभिवादन: यह पत्र प्राप्त करने वाले को एक प्रथागत अभिवादन है। यदि प्राप्तकर्ता का नाम ज्ञात है, तो सलाम ‘प्रिय’ के साथ शुरू होता है, उसके बाद श्री / श्रीमती / मिस, आदि। यदि व्यक्ति अज्ञात है या यहां तक ​​कि लिंग का पता नहीं है तो प्राप्तकर्ता को प्रिय सर / डियर मैडम के रूप में संबोधित किया जा सकता है।
  • शरीर: किसी भी पत्र का सबसे महत्वपूर्ण तत्व। यह पत्र लिखने के पीछे का कारण प्रस्तुत करता है। औपचारिक पत्रों के लिए, उम्मीदवारों को विषय वस्तु को बताने के लिए लघु, स्पष्ट, तार्किक पैराग्राफ का उपयोग करना चाहिए। पत्र का शरीर आमतौर पर 3 पैराग्राफ में विभाजित है:
  1. परिचय जो मुख्य बिंदु बताता है।
  2. मध्य भाग: पत्र लेखन की आवश्यकता और महत्व को सही ठहराने के लिए सहायक बिंदु और विवरण।
  3. निष्कर्ष: कुछ कार्रवाई के लिए अनुरोध या जो अपेक्षित है।
  • मानार्थ बंद करना: यह विनम्र तरीके से सम्मान के साथ पत्र को समाप्त करना है जैसे कि Cl भवदीय ’,, ईमानदारी से तुम्हारा’, आदि।
  • सिग्नेचर लाइन: यह अंतिम भाग है जहां पत्र भेजने वाला अपने पहले या अंतिम नाम के साथ हस्ताक्षर करता है। हस्ताक्षर लाइन में प्रेषक के शीर्षक या पदनाम के लिए एक दूसरी पंक्ति भी शामिल हो सकती है।

परीक्षा में औपचारिक पत्र लिखने वाले उम्मीदवारों को निम्नलिखित बिंदुओं को याद रखना चाहिए।

  • बोलचाल के शब्दों, संक्षिप्त रूपों, गाली-गलौज और संक्षिप्त शब्दों का प्रयोग प्रतिबंधित है।
  • पत्र बिंदु पर होना चाहिए, सटीक और स्पष्ट रूप से संदेश का संकेत देना चाहिए।
  • फॉर्मल लेटर्स में सब्जेक्ट लाइन बहुत महत्वपूर्ण है।

अनौपचारिक पत्र का पत्र लेखन प्रारूप

अनौपचारिक पत्र लिखने वाले उम्मीदवारों को नीचे दिए गए प्रारूप का पालन करना होगा।

  1. पता
  2. तारीख
  3. अभिवादन
  4. पत्र का मुख्य भाग
  5. प्रेषक का नाम और हस्ताक्षर
  1. पता: प्रेषक का पता अनौपचारिक पत्रों में महत्वपूर्ण है। चूँकि अनौपचारिक पत्र व्यक्तिगत पत्र होते हैं और परिचितों या उन लोगों को भेजे जाते हैं, जिन्हें रसीद का पता केवल पत्र को ढँकने वाले लिफाफे पर अंकित होता है।
  2. दिनांक: एक औपचारिक पत्र प्रारूप में भी।
  3. अनौपचारिक पत्रों में अभिवादन प्रिय / प्रियतम / हाय / हैलो हो सकता है, इसके बाद प्राप्तकर्ता का पहला नाम / उपनाम होगा।
  4. शरीर: अनौपचारिक पत्रों में शरीर लंबे और विस्तृत हो सकते हैं जिनमें विविध भावनाएं, अनुभव, सलाह, समाचार आदि होते हैं।
  5. औपचारिक पत्रों में प्रेषक का नाम और हस्ताक्षर समान हैं।

अनौपचारिक पत्र के महत्वपूर्ण संकेत

  1. अनौपचारिक पत्र में विषय पंक्ति की आवश्यकता नहीं है।
  2. किसी भी निर्धारित प्रारूप का कड़ाई से पालन नहीं किया जाना चाहिए।
  3. भाषा का उपयोग अनुकूल और आकस्मिक होना चाहिए।
  4. प्रेषक की पसंद के अनुसार पत्र में अतिरिक्त जानकारी हो सकती है।

अच्छे पत्र लेखन के लिए महत्वपूर्ण सुझाव

प्रतियोगी परीक्षा के लिए उपस्थित होने वाले उम्मीदवारों को परीक्षा में एक अच्छा पत्र लिखने और अच्छे अंक लाने के लिए नीचे दिए गए सुझावों का पालन करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है।

  • उम्मीदवारों को उस प्रकार के पत्र की पहचान करने में सक्षम होना चाहिए जो वे लिखेंगे। उदाहरण के लिए: प्राचार्य को एक पत्र लिखना छुट्टी मांगना एक औपचारिक पत्र है, लेकिन लंबे समय के बाद पकड़ने के लिए प्राचार्य को पत्र लिखना एक अनौपचारिक पत्र होगा।
  • अक्षरों को खोलना और बंद करना सही तरीके से होना चाहिए। औपचारिक पत्रों को पेशेवर तरीके से खोलना और बंद करना चाहिए जबकि अनौपचारिक पत्रों को सीधे अभिवादन वाले व्यक्ति को संबोधित किया जा सकता है। यहां तक ​​कि अक्षरों को बंद करना भी महत्वपूर्ण है। औपचारिक पत्र हमेशा सम्मानपूर्वक और अवैयक्तिक रूप से समाप्त होते हैं, जबकि अनौपचारिक पत्र अधिक व्यक्तिगत स्पर्श के साथ समाप्त हो सकते हैं।
  • औपचारिक पत्रों में, पत्र का उद्देश्य तुरंत स्पष्ट करना महत्वपूर्ण है। औपचारिक पत्र लिखने वाले उम्मीदवारों को जल्द से जल्द इस बिंदु पर जाना सुनिश्चित करना चाहिए।
  • एक पत्र हमेशा विचारशील और विनम्र माना जाता है। सभी प्रकार के पत्रों में विनम्र शब्दों और नागरिक भाषा का उपयोग करना आवश्यक है, यह औपचारिक या अनौपचारिक हो। भले ही पत्र किसी भी शिकायत के बारे में है, बिंदु को सावधानीपूर्वक और विनम्र तरीके से बनाया जाना चाहिए।
  • पत्र की लंबाई भी प्रासंगिकता रखती है। औपचारिक पत्रों में, बात को बिंदु, सटीक और संक्षिप्त में व्यक्त किया जाना चाहिए, जबकि व्यक्तिगत या अनौपचारिक पत्र की लंबाई संदेश और प्राप्तकर्ता के संबंध पर निर्भर करती है।

किसी भी प्रतियोगी परीक्षा के लिए उपस्थित होने के इच्छुक उम्मीदवार निम्नलिखित लिंक देख सकते हैं:

बैंक एग्जाम 2020

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न – प्रतियोगी परीक्षाओं के लिए पत्र लेखन प्रारूप

Q.1। विभिन्न प्रकार के पत्र क्या हैं?

उत्तर मोटे तौर पर पत्र दो प्रकार के होते हैं – औपचारिक पत्र और अनौपचारिक पत्र लेकिन पत्र का वर्गीकरण भी सामग्री, औपचारिकताओं, पत्र लेखन के उद्देश्य आदि पर आधारित होता है।

प्र .2। औपचारिक पत्र क्या हैं?

उत्तर औपचारिक पत्रों को एक निश्चित औपचारिकता और निर्धारित पैटर्न का पालन करने की आवश्यकता होती है  । इस तरह के पत्र सटीक हैं, सीधे संबंधित मुद्दे को संबोधित करते हैं और प्रकृति में सख्ती से पेशेवर रखे जाते हैं ।

Q.3। औपचारिक पत्र के प्रकार क्या हैं?

उत्तर विभिन्न प्रकार के पत्र जो औपचारिक पत्रों की श्रेणी में आते हैं जैसे व्यावसायिक पत्र, आधिकारिक पत्र, सामाजिक पत्र, परिपत्र पत्र, रोजगार पत्र।

प्र .4। अनौपचारिक पत्र क्या हैं?

उत्तर वह पत्र जो  आमतौर पर रिश्तेदारों, परिवार, दोस्तों, या परिचितों को लिखा जाता है जो लिखने का ठोस कारण हो सकता है या नहीं भी हो सकता है।

प्रश्न 5. एक औपचारिक पत्र कैसे लिखा जाता है?

उत्तर एक औपचारिक पत्र निर्धारित प्रारूप का पालन करना चाहिए। इसमें निम्नलिखित शामिल होना चाहिए:

  • भेजने वाले का पता
  • तारीख
  • प्राप्तकर्ता का पता
  • विषय
  • अभिवादन
  • पत्र का मुख्य भाग
  • तारीफ बंद
  • हस्ताक्षर लाइन: प्रेषक का नाम, हस्ताक्षर और पदनाम